Desde el 1 de junio, según la DIAN, ya es obligatorio para los pequeños establecimientos expedir facturas electrónicas si hacen ventas superiores a $212.000 y para las grandes empresas ya es una normativa obligatoria que lleva en funcionamiento desde el 2020. Acá le explicamos por qué se han dado estos cambios.
La factura electrónica ya es una realidad en Colombia, según la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) por medio de la Resolución 020 se ha establecido la obligatoriedad de la expedición de las facturas electrónicas para todas las personas o entidades que tengan la calidad de comerciantes, ejerzan profesiones liberales o presten servicios inherentes a estas. Esto con el objetivo de modernizar, agilizar los procesos tributarios y combatir la evasión fiscal, según lo ha dicho públicamente Juan Carlos Reyes, director de la DIAN, con estas nuevas medidas se espera recaudar cerca de $30 billones de pesos en la lucha contra la evasión de impuestos a cuatro años.
Sumado a esto, la DIAN ha creado la nueva Resolución 1092 del 1 de julio de 2022, la cual desde el 1 de junio de 2023 obliga a que todos los establecimientos pequeños, supermercados, restaurantes y demás negocios, deben emitir facturas electrónicas si hacen ventas superiores a 5 UVT (Unidad de Valor Tributario, que este año se encuentra en un valor fijo de 42.412 pesos, es decir un monto superior a los $212.000.
Normalmente, este tipo de establecimientos entregan a sus clientes las facturas POS (Point of sales o Punto de Venta en español), representadas en tirillas o recibos de papel. Sin embargo, en estos momentos la facturación POS no está conectada en línea con la DIAN, por lo tanto, son los emisores de estos documentos quienes periódicamente le reportan a la autoridad fiscal este tipo de transacciones de forma manual, por eso la DIAN ha querido hacer una transición a lo digital para tener un mayor control fiscal de los pequeños comercios.
¿Qué debo tener en cuenta al emitir una factura electrónica?
Antes de emitir cualquier tipo de facturación electrónica se debe tener en cuenta haber hecho la actualización del RUT (Registro Único Tributario), tanto de la empresa (Persona Jurídica) como de los representantes legales (Personas naturales). Posteriormente, contar con un certificado de firma digital autorizado por la ONAC (Organismo Nacional de Acreditación de Colombia) y tener habilitado el instrumento de firma electrónica de la DIAN para autorizar los rangos de numeración de factura electrónica.
La generación de facturas electrónicas implica que el emisor (que puede ser un comercio, empresa o prestador de servicios) genere un documento en formato XML a través de un software de facturación que cumpla con los estándares de la DIAN, de igual forma, el emisor debe enviar una copia de la factura validada y autorizada a la DIAN para su registro y control tributario.
¿Qué sanciones puedo tener si no emito una factura electrónica?
Si una empresa está en la obligación de cumplir con esta normativa y no lo hace puede llegar a tener varias sanciones, como dice el artículo 684-2 del Estatuto Tributario, podrían aplicarse multas equivalentes al 1% del valor registrado en la factura, siempre y cuando no superen las 950 Unidades de Valor Tributario (UVT) si se omite información o se proporciona de manera errónea, se puede generar una sanción que no exceda las 15.000 UVT y si no se adopta el sistema de facturación obligatorio el establecimiento podría enfrentar una clausura temporal.
¿Cómo gestionar correctamente las facturas electrónicas?
Para evitar tener problemas de sanciones o problemas tributarios con la DIAN, existen alternativas que pueden ayudar a gestionar todos los documentos necesarios que solicite esta entidad. Tickelia es una solución tecnológica que logra gestionar y legalizar todos los gastos empresariales.
Por medio de la App móvil, Tickelia toma una foto a las facturas de papel, luego por medio de la tecnología OCR puede recolectar todos esos datos y trasladarlos a un formato digital, adaptándose así a las necesidades del mercado. Además, logra integrarse al departamento de finanzas y administración.
Los empleados podrán también adjuntar los formatos digitales de las facturas electrónicas que emitan los establecimientos y así registrar correctamente los gastos empresariales.
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