¿Cuáles son los gastos extra que las empresas deben tener en cuenta para el 2025?

En el contexto económico actual de Colombia, las empresas deben enfrentarse a una serie de gastos extraordinarios que, más allá de los costos operativos habituales, representan una carga adicional importante a lo largo del año. Estos gastos corresponden a obligaciones fiscales, laborales y administrativas que deben ser cumplidas en determinadas fechas para evitar sanciones, intereses o complicaciones en su actividad comercial.

En este artículo, se detalla los principales gastos extraordinarios que las empresas deben tener en cuenta en 2025, con el fin de que puedan planificar adecuadamente y cumplir con sus responsabilidades de manera eficiente.

1. Renovación de la matrícula mercantil

• Fecha: 31 de marzo (plazo máximo).
• Descripción: La renovación de la matrícula mercantil es una obligación anual que deben cumplir todas las empresas y comerciantes que estén registrados en la Cámara de Comercio de su ciudad o región. Este pago es necesario para mantener vigente el registro de la empresa como persona jurídica o comerciante, lo que le permite operar legalmente en el país. El incumplimiento de esta obligación puede dar lugar a multas o la suspensión de la actividad comercial.

La renovación debe realizarse dentro de los plazos establecidos, que generalmente vencen el 31 de marzo de cada año, para no generar sanciones adicionales.

2. Declaración de renta (impuesto sobre la renta y complementarios)

• Fecha: Generalmente entre abril y junio para personas jurídicas, dependiendo del último dígito del NIT.
• Descripción: El impuesto sobre la renta es una de las principales cargas tributarias para las empresas en Colombia. Las personas jurídicas deben presentar su declaración de renta anual, que corresponde al ejercicio fiscal del año anterior. Las fechas de presentación dependen del último dígito del NIT de la empresa, siguiendo el calendario tributario emitido por la DIAN (Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales).

Este impuesto se calcula sobre las ganancias obtenidas durante el año fiscal, por lo que la empresa debe contar con un sistema contable eficiente que le permita determinar sus ingresos, costos y deducciones para calcular correctamente la base gravable.

3. Declaración y pago del impuesto de industria y comercio (ICA)

• Fecha: Las fechas varían según la ciudad. En Bogotá, por ejemplo, el ICA se declara de forma bimestral o anual, según la clasificación del contribuyente.
• Descripción: El Impuesto de Industria y Comercio (ICA) es un tributo municipal que afecta a todas las empresas que realizan actividades industriales, comerciales y de servicios dentro del territorio de una municipalidad. Este impuesto se calcula en función de los ingresos que la empresa genera en la jurisdicción local.

El pago puede hacerse de forma bimestral o anual, dependiendo de la categorización del contribuyente, y varía según las tarifas de cada ciudad. En algunas ciudades del país, el ICA es uno de los principales ingresos municipales, por lo que es fundamental que las empresas cumplan con su declaración y pago oportuno.

4. Impuesto predial

• Fecha: Depende de la ciudad; generalmente, el pago se realiza entre los primeros meses del año (febrero a junio).
• Descripción: El Impuesto Predial es un tributo municipal que se paga por la propiedad de bienes inmuebles, tales como oficinas, locales comerciales, bodegas y otros bienes de la empresa. Este impuesto se calcula en función del avalúo catastral del bien, y su monto varía según la ubicación del inmueble y el uso que se le dé.

Aunque las fechas de pago pueden variar según cada municipio, por lo general el pago se realiza durante los primeros meses del año, por lo que las empresas deben estar preparadas para cubrir esta obligación.

5. Pago de la prima de servicios

• Fecha: Primera prima en junio (antes del 30 de junio) y segunda prima en diciembre (antes del 20 de diciembre).
• Descripción: La prima de servicios es una prestación social obligatoria para los empleados en Colombia, que consiste en un salario mensual adicional al año. Este pago se distribuye en dos partes: una en junio y otra en diciembre, antes de las fechas señaladas.

Las empresas deben realizar el pago oportuno de estas primas para evitar sanciones y para cumplir con las normas laborales. Este beneficio está dirigido a los trabajadores que han cumplido un semestre de trabajo, y la obligación recae sobre todas las empresas, independientemente de su tamaño o sector.

6. Cesantías e intereses sobre cesantías

• Fecha:
  • Cesantías: Pago al fondo de cesantías antes del 14 de febrero.
  • Intereses sobre Cesantías: Pago directo al trabajador antes del 31 de enero.
• Descripción: Las cesantías son una prestación social destinada a los trabajadores para su protección en caso de terminación del contrato de trabajo. La empresa debe consignar este dinero en el fondo de cesantías correspondiente antes del 14 de febrero.

Adicionalmente, las empresas deben pagar los intereses sobre cesantías, que equivalen al 12% anual sobre el saldo acumulado de cesantías, y deben ser entregados directamente al trabajador antes del 31 de enero. Estos pagos son obligatorios, y su cumplimiento garantiza el bienestar de los empleados y el cumplimiento con las leyes laborales colombianas.

7. Declaración y pago de IVA (Impuesto al valor agregado)

• Fecha: Bimestral, cuatrimestral o anual, según el tipo de contribuyente, con fechas establecidas por la DIAN.
• Descripción: El IVA es un impuesto nacional que grava la venta de productos y servicios. Las empresas deben declarar y pagar este impuesto, y la frecuencia de la declaración dependerá del tipo de contribuyente (bimestral, cuatrimestral o anual). La declaración debe hacerse dentro de los plazos establecidos por la DIAN para evitar sanciones e intereses moratorios.

Es importante que las empresas tengan un control adecuado sobre las ventas y las compras para calcular correctamente el IVA a pagar, así como para aprovechar las posibles deducciones por el IVA que hayan pagado en sus adquisiciones.

8. Retención en la fuente

• Fecha: Mensual, con fechas de declaración y pago según el calendario tributario de la DIAN.
• Descripción: La retención en la fuente es un mecanismo de pago anticipado del impuesto sobre la renta. Las empresas deben retener una parte de los pagos realizados a sus proveedores o contratistas, según las tarifas establecidas por la DIAN, y remitir estos valores a la autoridad tributaria.

Este pago debe hacerse de manera mensual y es obligatorio para todas las empresas que realicen pagos sujetos a retención.

9. Pago de seguridad social y parafiscales

• Fecha: Mensual, dentro de los primeros días hábiles del mes siguiente.
• Descripción: Las empresas están obligadas a realizar los aportes a la seguridad social y parafiscales de sus empleados. Estos aportes incluyen salud, pensión, riesgos laborales y las cajas de compensación familiar. El pago debe realizarse mensualmente, y su monto depende de los salarios de los empleados.

10. Impuesto al consumo

• Fecha: Bimestral, según el calendario de la DIAN.
• Descripción: Este impuesto se aplica a ciertos establecimientos comerciales, como aquellos que venden alimentos y bebidas. El impuesto debe ser declarado y pagado de acuerdo con el calendario de la DIAN.

11. Revisión técnica vehicular y seguro obligatorio SOAT

• Fecha: Anual, según la fecha de vencimiento de cada vehículo.
• Descripción: Las empresas que operan vehículos deben asegurarse de cumplir con la obligación anual de la revisión técnica vehicular, así como con el pago del Seguro Obligatorio de Accidentes de Tránsito (SOAT), que cubre los daños causados a las personas en accidentes de tránsito.

12. Actualización del RUT (Registro Único Tributario)

• Fecha: No tiene fecha específica, pero debe actualizarse en caso de cambios en la información de la empresa.
• Descripción: El RUT es el registro ante la DIAN de todas las personas naturales y jurídicas que realizan actividades económicas en Colombia. Es obligatorio actualizarlo cuando haya cambios significativos en la empresa, como modificación de actividades, dirección, entre otros.

Por qué es importante: Es fundamental que las empresas colombianas gestionen correctamente estos gastos extraordinarios para evitar contratiempos. Un buen manejo de los flujos de caja y una adecuada planificación fiscal y laboral son claves para mantener la estabilidad financiera y cumplir con las obligaciones legales. Además, es recomendable que las empresas cuenten con el apoyo de asesores fiscales y contables para optimizar su carga tributaria y minimizar riesgos.