Facturar electrónicamente es un proceso fundamental para el cumplimiento de la normatividad vigente de la DIAN. La facturación electrónica es el método mediante el cual se generan, envían y almacenan facturas de forma digital, permitiendo mayor agilidad, seguridad y transparencia en las transacciones comerciales.
Además, este sistema facilita el control tributario, reduce costos operativos y contribuye a la lucha contra la evasión fiscal. En un contexto donde la digitalización es indispensable, conocer el proceso completo para facturar electrónicamente es crucial para empresas y personas naturales que deseen estar al día con sus obligaciones fiscales.
Paso a paso para facturar electrónicamente
La DIAN ha establecido un procedimiento claro y estructurado que permite a los contribuyentes dar el paso hacia la facturación electrónica sin contratiempos. A continuación, se detalla el proceso en tres fases: ELEGIR, HABILITAR y FACTURAR.
ELEGIR: Selección del software de facturación electrónica
Antes de comenzar con el proceso de facturación electrónica, es necesario contar con algunos elementos básicos:
- RUT
- Información del representante legal o de la persona natural, especialmente el correo electrónico.
- Dispositivo con acceso a internet
El primer paso consiste en elegir un software de facturación electrónica. Existen tres alternativas para hacerlo:
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Servicio de facturación gratuita de la DIAN:
Esta opción permite generar facturas, notas de débito y crédito, nómina electrónica, documentos soporte y gestionar eventos de facturación de forma ilimitada desde cualquier dispositivo móvil con acceso a internet. Además, ofrece la posibilidad de obtener el certificado de firma digital de manera totalmente gratuita, requisito obligatorio para habilitarse como facturador electrónico. -
Desarrollo propio:
Si se busca una solución personalizada, es posible desarrollar un software de facturación propio. Para obtener la información técnica necesaria, se recomienda consultar la «Caja de herramientas» disponible en el micrositio de la DIAN, donde se ofrecen todos los detalles para configurar una solución interna acorde a la normativa. -
Proveedor tecnológico:
Esta alternativa implica contratar a una empresa o entidad que ofrezca servicios y soluciones tecnológicas especializadas. Los proveedores tecnológicos están habilitados por la DIAN y ofrecen sistemas que cumplen con la normativa establecida. Es importante revisar el listado de proveedores habilitados para asegurarse de elegir una opción confiable.
Independientemente de la opción seleccionada, si se opta por desarrollar un software propio o utilizar un proveedor tecnológico, es indispensable contar con un certificado digital de firma. Este certificado se puede obtener a través de las entidades autorizadas por la ONAC.
HABILITAR: Registro y habilitación en la DIAN
Una vez que se cuenta con el software de facturación y el certificado digital, el siguiente paso es habilitar el sistema ante la DIAN. El proceso es el siguiente:
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Acceso a la plataforma de la DIAN:
Ingrese al portal www.dian.gov.co. En la opción «Temas de interés», seleccione «Factura Electrónica» y posteriormente la opción «Habilitación». Este proceso puede realizarse tanto por empresas como por personas naturales. -
Registro en la plataforma:
Complete la información requerida en el formulario. Una vez finalizado el registro, recibirá un correo electrónico de la DIAN en la dirección del representante legal o del contribuyente registrado en el RUT. Este correo confirmará que el proceso está en marcha. -
Registro del modo de operación:
Al ingresar a la plataforma, el sistema solicitará que se formalice el registro del «Modo de operación», es decir, indicar cuál software se utilizará para facturar electrónicamente. Este paso es fundamental para que la DIAN pueda identificar y validar el sistema empleado en el proceso de facturación. -
Pruebas de facturación:
Con el modo de operación seleccionado, el sistema generará los rangos de numeración de prueba. Utilice estos rangos para generar y enviar facturas electrónicas de prueba a la DIAN hasta obtener el estado de “habilitado”. Si se opta por el facturador gratuito, el sistema también permite cargar o solicitar gratuitamente el certificado de firma digital.
Esta fase de habilitación garantiza que el software y el proceso de facturación cumplen con todos los requisitos técnicos y normativos exigidos, lo que es esencial para evitar sanciones y problemas futuros.
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FACTURAR: Inicio de la producción de facturación electrónica
Una vez superadas las pruebas y validado el proceso de habilitación, se puede iniciar la producción de facturación electrónica. Los pasos son los siguientes:
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Reingreso al sistema de habilitación:
Una vez obtenida la aprobación, ingrese nuevamente al sistema para indicar la fecha de inicio de producción. Esta fecha marca el comienzo formal de la generación de facturas electrónicas y actualiza automáticamente la información en el RUT. -
Solicitud de autorización de numeración:
Solicite la autorización de numeración de facturación para la modalidad de Factura Electrónica y el Talonario de Contingencia. Este paso es esencial para comenzar a emitir facturas de forma oficial. -
Acceso al sistema MUISCA:
Con la autorización de numeración en mano, ingrese al sistema MUISCA utilizando su usuario y contraseña. Posteriormente, asocie los rangos de facturación electrónica en el portal mediante la opción «Asociar prefijos». Este proceso finaliza la integración del sistema y permite la emisión de facturas de manera regular.
Este paso a paso para facturar electrónicamente es en una guía esencial para quienes desean actualizar sus procesos de facturación y aprovechar las ventajas que ofrece la digitalización.
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