El Certificado de Ingresos y Retenciones es un documento esencial en el ámbito tributario colombiano, ya que proporciona un resumen detallado de los ingresos percibidos por un trabajador o pensionado y las retenciones fiscales aplicadas durante un año gravable. Este certificado es fundamental para la correcta presentación de la declaración de renta y para diversos trámites financieros.
Importancia del certificado de ingresos y retenciones en Colombia
Este certificado oficial detalla los ingresos obtenidos por un empleado o pensionado y las retenciones en la fuente practicadas por el empleador o entidad pagadora durante el año fiscal correspondiente.
Su propósito principal es servir como soporte para la declaración de renta, reflejando de manera transparente las contribuciones fiscales realizadas.
Quiénes deben expedir y recibir este certificado: Según la normativa vigente, específicamente la Resolución 000117 del 30 de diciembre de 2020, todo empleador o entidad que haya efectuado pagos sujetos a retención en la fuente está obligado a expedir este certificado a sus empleados o pensionados.
Este documento debe ser entregado a más tardar el 31 de marzo del año siguiente al periodo fiscal correspondiente, permitiendo así que los contribuyentes dispongan de la información necesaria para cumplir con sus obligaciones tributarias de manera oportuna.
Contenido del certificado de ingresos y retenciones: El certificado incluye información clave, entre la que se destaca:
- Datos del empleador o entidad pagadora: Nombre o razón social, NIT y dirección.
- Datos del trabajador o beneficiario: Nombre completo, número de identificación y cargo.
- Total de ingresos laborales o pensionales: Suma de salarios, bonificaciones y otros conceptos salariales.
- Deducciones aplicadas: Aportes a salud, pensión, fondo de solidaridad, entre otros.
- Retenciones en la fuente practicadas: Monto total retenido por concepto de impuesto sobre la renta.
- Ingresos no constitutivos de renta: Valores que, según la legislación tributaria, no se consideran renta gravable.
Este nivel de detalle garantiza que el contribuyente cuente con un panorama claro de su situación fiscal y pueda verificar la exactitud de la información reportada.
Importancia del certificado en la declaración de renta: Para los contribuyentes, el Certificado de Ingresos y Retenciones es una herramienta indispensable al momento de preparar y presentar la declaración de renta.
Proporciona una base sólida para determinar los ingresos gravados, las deducciones aplicables y las retenciones efectuadas, facilitando el cálculo del impuesto a pagar o del saldo a favor.
Además, en ciertos casos, este certificado puede sustituir la declaración de renta y complementario para el trabajador o pensionado que lo firme, según lo establecido por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN).
Procedimiento para obtener el certificado: Los empleados y pensionados deben recibir este certificado directamente de su empleador o entidad pagadora. En la actualidad, muchas organizaciones han implementado plataformas digitales que permiten a sus trabajadores descargar el documento de manera rápida y segura.
Por ejemplo, aplicaciones financieras como Nequi, Nu y Daviplata ofrecen la opción de obtener el certificado de retención en la fuente a través de sus interfaces, facilitando el acceso a esta información esencial.
Consecuencias de no recibir el certificado: La no entrega oportuna del Certificado de Ingresos y Retenciones por parte del empleador puede acarrear sanciones impuestas por la DIAN. Además, el trabajador se vería impedido de cumplir adecuadamente con sus obligaciones fiscales, lo que podría derivar en multas o intereses por mora.
Es fundamental que los empleados soliciten este documento si no lo reciben en el plazo establecido y que los empleadores cumplan con su deber de emisión y entrega.
Los trabajadores independientes también requieren un certificado que respalde sus ingresos y las retenciones aplicadas. En estos casos, el documento puede ser expedido por un contador público, quien certificará y dará fe pública de los ingresos obtenidos, previo análisis de los soportes presentados por el independiente.
El Certificado de Ingresos y Retenciones es más que un simple documento; es una pieza clave en el cumplimiento de las obligaciones tributarias y en la gestión financiera de los contribuyentes en Colombia.
Garantiza la transparencia en la relación laboral y fiscal, facilita diversos trámites y contribuye al correcto funcionamiento del sistema tributario nacional. Por ello, tanto empleadores como empleados deben prestar especial atención a su emisión, recepción y correcta utilización.
